Ratschläge für eine bürgernahe und verständliche Verwaltungssprache

Kommt ein Brief vom Amt, stellt man sich unwillkürlich auf schwer verdauliche Lektüre ein: Bandwurmsätze, unverständliche Begriffe, verschwurbelte Formulierungen… Es fehlt nicht an Verbesserungsvorschlägen, nur tatsächliche Fortschritte sind rar. Warum das so ist, hat Michaela Blaha (Nur für Eingeweihte?) eindrücklich erörtert. Am spürbarsten sind Bemühungen, amtliche Texte für Menschen mit Lernschwierigkeiten und geistigen Behinderungen zugänglich zu machen (vgl. Artikel von Uwe Roth). Für die Allgemeinheit indes wird seit langem eine „einfache, verständliche“ Verwaltungssprache gefordert. Wie soll diese Sprache aussehen? Welche Leitfäden für die Verwaltungssprache gibt es? Was können Wegweiser zu ‚klarer‘ und ‚einfacher‘ Sprache beitragen?

Handreichungen für eine bürgernahe und verständliche Verwaltungssprache liegen bereits vor:

• das Arbeitshandbuch „Bürgernahe Verwaltungssprache“ [Arbeitshandbuch] vom Bundesverwaltungsamt
• die „Leitsätze für eine bürgerfreundliche Verwaltungssprache“ [Leitsätze], herausgegeben von der Landeshauptstadt Wiesbaden zusammen mit der Gesellschaft für deutsche Sprache
• der Leitfaden „Klar und deutlich schreiben“ [Leitfaden] von der Europäischen Kommission

Hilfreich ist zudem die „Klartext-Initiative“ der Universität Hohenheim, die sich für verständliche Sprache auch im Verwaltungsbereich engagiert. Und schließlich bietet das gerade erschienene Buch „Einfache Sprache – Verständliche Texte schreiben“ [Buch ES] von Andreas Baumert vielfältige Anregungen.

Was empfehlen die vorgestellten fünf Ratgeber? Hier ist eine Übersicht aller Empfehlungen. Schon auf den ersten Blick treten drei Anliegen hervor: Verwaltungstexte sollen bürgernah, leserbezogen und verständlich sein. Genauer betrachtet, zeichnen sich jedoch spezifische Auffassungen ab:

• In den Handreichungen für die Verwaltungssprache werden bürgernahe Texte gefordert, durchaus in praktischer Hinsicht: um die Zusammenarbeit von Behörden und Privatpersonen zu fördern [Arbeitshandbuch], Missverständnissen und Irritationen vorzubeugen [Leitsätze] bzw. effektiv miteinander zu arbeiten, unnötige Nachfragen zu vermeiden und ‚Goodwill‘ aufzubauen [Leitfaden].
• Auf leserbezogene Texte legen alle fünf Ratgeber Wert. Aus Verwaltungssicht ist vor allem die Haltung gemeint: die Leser direkt, persönlich, freundlich, höflich anzusprechen. Teilweise geht es auch darum, sich in die Perspektive der Leser hineinzuversetzen und Verwaltungshandlungen zu erläutern [Leitsätze; Klartext-Initiative]. Weiter gehen jedoch die Empfehlungen für einfache Sprache: Sie soll sich vor allem an den Lesern, an ihren Interessen und ihrer Kompetenz orientieren [Buch ES].
• In allen fünf Ratgebern werden verständliche Texte gefordert. Entscheidend ist dabei die Frage, wer die Texte verstehen soll. Die Handreichungen für Verwaltungssprache zielen auf ‚alle Bürger‘ – von Laien bis zu Fachleuten und ‚Insidern‘ [Leitfaden]. Auch die Klartext-Initiative ist für die Allgemeinheit angelegt. Einfache Sprache hingegen soll vor allem Menschen mit geringer Lesefähigkeit und/oder mangelnder Fachkompetenz, Menschen mit geringer Sprachkompetenz, Migranten oder ausländische Fachkräfte erreichen [Buch ES] – also besondere Zielgruppen innerhalb der Bürgerschaft.

Woran liegt es, dass Verwaltungstexte schwer zu verstehen sind? Verständnishürden für die meisten Leser sind vor allem Fachwörter und komplizierte Satzstrukturen. Das Problem dabei ist, dass diese sprachlichen ‚Hürden‘ aufs engste mit der inhaltlichen Botschaft verknüpft sind. Insbesondere juristisch relevante Begriffe und Konstruktionen prägen die Amtssprache. An diesem Problem scheiden sich auch die Ratschläge:

• Zwar empfehlen alle Ratgeber, Fremdwörter möglichst zu vermeiden oder zu erläutern. Doch aus Sicht der Verwaltung ist es „problematisch, Fachausdrücke zu vereinfachen bzw. in die Allgemeinsprache zu ‚übersetzen‘ und damit sowohl den Sachgehalt als auch die Sinnbezüge zu verletzen“ [Leitsätze]. Interessanterweise steht die einfache Sprache vor dem gleichen Problem: Können Fachwörter nicht erklärt oder durch umgangssprachliche Wörter ersetzt werden, „kann dieser Inhalt nicht in einfacher Sprache vermittelt werden“ [Buch ES].
• Alle Ratgeber empfehlen möglichst kurze und übersichtlich strukturierte Sätze. Am deutlichsten ist der Rat der Klartext-Initiative: „Knacken Sie Bandwurmsätze“. Die Verwaltungen sprechen sich allerdings auch für klar gegliederte Satzgefüge aus, um den inneren Zusammenhalt des Textes zu wahren und keinesfalls durch „Hackstil“ (viele kurze Sätze) zu gefährden [Arbeitshandbuch] [Leitfaden]. Doch selbst für die einfache Sprache wird von einem „Stakkato kurzer Sätze“ abgeraten: Sie können insgesamt ebenso unlesbar wie lange Textteile sein [Buch ES].
• Schließlich differenzieren die Verwaltungen nach Art und Inhalt der Texte: Ansprechend und verständlich sollen vor allem amtliche Schreiben, Briefe und ähnliche Texte für die Bürger formuliert werden; sie sollten sich an der Allgemeinsprache orientieren [Leitsätze]. Hingegen sind wichtige Vorschriften im Wortlaut wiederzugeben und bei Bedarf zu erläutern [Arbeitshandbuch]. Gewarnt wird wiederum davor, die juristische Fachsprache zu umschreiben oder in die Alltagssprache zu ‚übersetzen‘: „Der Sinngehalt eines schwierigen Fachtextes mit seinen feinen Abstufungen und Systembezügen ist so empfindlich, dass er durch jede ‚Vereinfachung‘ verändert, ja verfälscht werden kann“ [Arbeitshandbuch]. Es fragt sich allerdings, ob diese Formulierungen unumgänglich sind oder eher der juristischen Absicherung dienen (vgl. Blaha).

Die Bemühungen um bürgernahe und verständliche Texte treffen also auf Anforderungen einer Fachsprache, die nicht beliebig in Alltagssprache übersetzt werden kann. Darüber hinaus enthalten die Ratgeber jedoch viele allgemeingültige Empfehlungen für Wortwahl, Satzbau und Textgestaltung (vgl. Übersicht). Dabei sind die Herangehensweisen unterschiedlich: Die Handreichungen für die Verwaltungssprache bieten ausführliche Beispiele – nach dem Muster „statt so“ – „besser so“. Die Klartext-Initiative hat die wichtigsten Hinweise in einer griffigen Checkliste zusammengefasst. Und die zahlreichenEmpfehlungen zur einfachen Sprache [Buch ES] beziehen Aspekte der Sprachkompetenz und Wahrnehmung von Lesern ein.

In den Ratgebern findet man auch praktische Hilfen, beispielsweise Prüflisten bzw. Prüfprogramme [Arbeitshandbuch] [Leitfaden], Seminare in Form einer Textwerkstatt [Leitsätze] und Software zur Textanalyse [Klartext-Initiative]. Wie man einfache Sprache in die Verwaltungspraxis umsetzen kann, zeigt die Servicestelle Einfache Sprache an der Bremer Volkshochschule. Sie bietet Übersetzungen, Beratung und Workshops für eine verständliche und bürgernahe Sprache an. Beschäftigte im öffentlichen Dienst können hier lernen, wie sie sprachliche Hürden im ‚Amtsdeutsch‘ abbauen, ohne den Inhalt zu verkürzen oder die Lebendigkeit des Textes aufzugeben. Dieses Angebot kommt allen Bürgern zugute, nicht nur den speziellen Zielgruppen der einfachen Sprache. Initiativen wie die Bremer Servicestelle könnten die Bemühungen um eine bürgerfreundliche Verwaltungssprache neu beleben.

Sabine Manning

Alle Informationen und Quellen zu diesem Beitrag sind in folgender Übersicht zugänglich:
Verständliche Verwaltungssprache: Empfehlungen im Vergleich

Hier sind Initiativen für eine verständliche Verwaltungssprache zu finden: Einfach für Bürger